Outlook vous prévient que votre boîte aux lettres est presque pleine, ou vous ne pouvez plus envoyer de messages ? Avant de supprimer des années d’e-mails, sachez que la solution la plus sûre consiste souvent à déplacer vos vieux messages vers l’archive en ligne, puis à chasser les pièces jointes lourdes. Vous gardez tout, et la boîte respire.
Quelle place avez-vous selon votre licence ?
Avec une messagerie professionnelle Microsoft 365, vos e-mails sont stockés sur les serveurs Exchange Online de Microsoft, et la taille de la boîte dépend de la licence. En octobre 2026, les quotas de la boîte principale sont les suivants :
- Microsoft 365 Business Basic, Business Standard et Business Premium : 100 Go. Microsoft a doublé ce quota (il était de 50 Go) avec un déploiement progressif depuis l’été 2026.
- Microsoft 365 E3 et E5, Exchange Online Plan 2 : 100 Go.
- Exchange Online Plan 1 et Office 365 E1 : 50 Go.
- Licences de première ligne (F3, Exchange Online Kiosk) : 2 Go.
Microsoft envoie un premier avertissement un peu avant la limite. Ensuite, vous ne pouvez plus envoyer de messages, puis, à la limite exacte, plus rien n’arrive : vos correspondants reçoivent un message d’erreur. Pour voir où vous en êtes, regardez la barre en bas d’Outlook classique, ou cliquez sur Fichier : la jauge sous « Outils » affiche l’espace libre. Les chiffres officiels sont dans la page Limites d’Exchange Online.
L’archive en ligne : la place sans la suppression
L’archive en ligne est une seconde boîte, rattachée à la vôtre et stockée elle aussi chez Microsoft. Elle apparaît dans la liste des dossiers d’Outlook sous le nom « Archive en ligne », suivi de votre adresse. Elle est incluse dans la plupart des licences professionnelles : 50 Go avec Business Basic et Business Standard, 100 Go extensibles automatiquement jusqu’à 1,5 To avec Business Premium, E3 et E5. Elle n’est pas activée d’office : c’est l’administrateur qui l’active, compte par compte, dans le centre d’administration Exchange.
Une fois l’archive activée, la stratégie par défaut de Microsoft y déplace automatiquement les messages de plus de deux ans. Vous pouvez aussi glisser vous-même des dossiers entiers. Vos messages restent consultables dans Outlook, sur le web et dans la recherche. Seule limite : l’archive n’est pas toujours synchronisée sur téléphone.
Le bouton « Archiver » du ruban d’Outlook ne libère aucune place : il déplace le message dans un dossier « Archive » de la même boîte.
Pour gagner de l’espace, il faut déplacer les messages vers l’archive en ligne, qui est une boîte distincte.
Nettoyer sans rien perdre : les pièces jointes d’abord
Ce sont rarement les messages qui remplissent une boîte, ce sont les pièces jointes : plans, photos, devis scannés, vidéos, et les mêmes fichiers renvoyés dix fois dans un fil de discussion. Quelques gros messages pèsent souvent plus que des milliers de petits.
- Triez par taille. Dans chaque dossier, triez la liste des messages par « Taille » : les plus lourds remontent en tête. Commencez par la boîte de réception et les éléments envoyés.
- Sauvegardez les fichiers utiles ailleurs. Enregistrez la pièce jointe dans OneDrive ou SharePoint, puis supprimez le message ou seulement sa pièce jointe (clic droit sur la pièce jointe, Supprimer la pièce jointe).
- Utilisez l’outil de nettoyage. Dans Outlook classique : Fichier, Outils, Nettoyage de la boîte aux lettres. Il affiche la taille de chaque dossier et retrouve les éléments plus anciens ou plus lourds qu’une valeur que vous choisissez.
- Videz les dossiers oubliés. Éléments envoyés, Courrier indésirable, notifications automatiques, newsletters : ce sont souvent les plus gros dossiers.
Pour l’avenir, partagez vos fichiers lourds par un lien OneDrive plutôt qu’en pièce jointe : la boîte reste légère et tout le monde travaille sur la même version. Voir notre comparatif SharePoint ou OneDrive.
Le dossier Éléments supprimés compte aussi
Supprimer un message ne libère pas de place tout de suite : il part dans Éléments supprimés, qui fait partie de votre quota. Il faut vider ce dossier (clic droit, Vider le dossier) pour que la jauge baisse. Le message passe alors dans une zone de récupération cachée, avec son propre quota qui ne compte pas dans votre boîte : vous pouvez encore le récupérer pendant 14 jours par défaut, via « Récupérer les éléments supprimés » dans ce même dossier. Après la suppression, laissez quelques minutes à la jauge pour se mettre à jour.
Et le fichier PST ?
Un fichier PST est une archive stockée sur votre ordinateur. Outlook classique permet d’y exporter des messages (Fichier, Ouvrir et exporter, Importer/Exporter), ce qui les retire du serveur. C’est la solution historique, mais elle n’est plus la bonne pour une entreprise : le fichier n’existe que sur un PC, il n’est pas visible depuis le web ou le téléphone, il peut s’abîmer, et il disparaît avec le disque si personne ne le sauvegarde. Microsoft déconseille aussi de l’ouvrir depuis un dossier réseau. Le nouvel Outlook sait lire les PST, mais avec moins de fonctions qu’Outlook classique.
Gardez le PST pour un cas précis, par exemple conserver la boîte d’un salarié parti, et sauvegardez-le ailleurs. Pour le reste, l’archive en ligne fait mieux. Si vous avez déjà des PST anciens, ils peuvent être réimportés dans l’archive en ligne : vos vieux messages redeviennent consultables partout. Et si Outlook peine à s’ouvrir avec une très grosse boîte, voyez aussi Outlook ne s’ouvre pas.
$ qweb aide --sujet=boite-pleineUne boîte mail qui ne déborde plus
QWEB choisit les bonnes licences, active l’archive en ligne et règle l’archivage automatique pour toute votre équipe. Vos anciens PST peuvent être rapatriés dans le cloud.
